Kliendilugu
Finantsanalüüsi automatiseerimine RoiBot valmislahenduse abil
Aitasime Flexa Eestil kasutusele võtta finantsanalüüsi ja eelarvestamise tööriista RoiBot, mis võimaldab operatiivselt turumuutustele reageerida.
Ülevaade
Flexa Eesti võttis 2022. aasta alguses kasutusele meie poolt välja töötatud finantsanalüüsi valmislahenduse RoiBot Financial Planning and Analysis, mis muudab eelarvestamise ja aruannete koostamise senisest oluliselt lihtsamaks. Lahendus võimaldab ettevõttel kiirelt eelarvet muuta, et operatiivselt reageerida turunõudluse või üldise majanduskeskkonna muutustele.
Roibot Finance koondab andmed erinevatest andmeallikatest ja loob neist automaatselt uuenevad aruanded, kasutades selleks maailma juhtivat aruandluse ja selle visualiseerimise tarkvara Microsoft Power BI. Standardtoote üks eeliseid on kiire juurutamine – lahenduse täielikult ettevõtte vajadustele kohandamine ning kasutuselevõtmine toimus kõigest nelja kuuga, mis tähendas kuudepikkust ajavõitu võrreldes uue IT-lahenduse tellimisega.
Probleem
Millist probleemi lahendama asusime?
Flexa on üks Euroopa juhtivaid lastemööbli tootjaid, mille emaettevõte asub Taanis. 1994. aastal loodud tütarfirmal Flexa Eesti AS on Eestis kaks tehast, kus valmib klientide poolt hinnatud kvaliteetne ja vastupidav mööbel.
Lähiaastate kriisid on tootmissektorile kaasa toonud hulgaliselt väljakutseid. Näiteks 2022. aastal tõusis puidu hind mitusada protsenti ning materjali hüppeline hinnakasv seadis ettevõtte, nagu kogu mööblisektori, väga tugeva surve alla.
Ärianalüüsi tarkvara aitab ettevõtetel muutlikes oludes tõhusalt ressursse hallata ja protsesse optimeerida. Flexa Eestil oli pikalt kasutusel olnud ERP-süsteem, mille finantsanalüüsi ja -planeerimise võimalused olid väga piiratud.
Seetõttu otsis ettevõte 2021. aasta sügisel kiiresti uut lahendust, mis võimaldaks senisest dünaamilisemalt finantsnäitajaid ning tulemuslikkuse võtmemõõdikuid (KPId) jälgida, operatiivselt eelarvet koostada ja täiendada ning sellest kinnipidamist jälgida.
Lahenduse pakkumine
Nelja kuuga probleemist lahenduseni
Pakkusime Flexa Eestile välja meie sidusettevõtte Intelex Insighti poolt arendatud finantsplaneerimise standardtoote RoiBot Finance koos rulluva eelarvestamise lahendusega, mida oleme juba juurutanud üle 20 organisatsioonis.
Kuna kasutasime standardtoodet, sai klient lahendust kasutama hakata juba mõned kuud pärast projekti algust ning täielikult soovitud tulemuseni jõudmiseks kulus neli kuud. Uue IT-arenduse ehk rätsepalahenduse puhul on see minimaalne periood, millega jõutakse valmis arendada esmane versioon, mida seejärel hakatakse testima, täiendama ja juurutama.
Kasutuselevõtt
Lahenduse kasutuselevõtu etapid
1. samm
Analüüsisime, millised andmed millisel kujul peavad ettevõtte aruannetesse jõudma, ning seadistasime selle alusel automatiseeritud andmelaadimised RoiBot Finance andmelattu. Kuna standardtoote puhul on andmelao tabelid andmemudeli ja esialgsete aruannetega seotud, sai klient pärast esimese etapi teostamist juba oma andmed RoiBoti aruannete abil üle kontrollida.
2. samm
Järgmiseks andsime kliendi kasutusse eelarvestamise funktsionaalsuse koos eeltäidetud eelarve vormidega. Nüüd sai Flexa Eesti meeskond sisestada lahendusse ettevõtte jooksva aasta eelarve. Täiendasime eelarvestamise lahendust selliselt, et iga kuu oleks võimalik luua uus eelarveprognoos, millega muudetakse viimast prognoosi. Samal ajal säilivad kõik eelmised versioonid, mida on võimalik võrrelda nii omavahel kui tegelike näitajatega.
3. samm
Viimases etapis täiendasime mudeleid ettevõttepõhiste KPIdega ning lõime täiendatud andmemudeli baasil mõned uued ettevõtte spetsiifilised aruanded. Samuti viisime läbi koolitused ettevõtte meeskonnale.
Projekti tulem
Kiire ja mugav aruandlus iga valdkonna kohta toetab otsustamist
Projekti tulemusel on Flexa Eestis igapäevaselt kasutusel täisfunktsionaalne automatiseeritud finantsanalüütika ja rulluva eelarvestamise lahendus, mis on kohandatud ettevõtte vajadustele.
Lahendus võimaldab automatiseerida andmete liikumise ERP-lahendusest analüütika tarkvarasse, jälgida operatiivselt finantsmõõdikuid (KPI) ja eelarvet.
Samuti toetab lahendus rulluvat eelarvestamist võimaldades aasta jooksul teha kuni 12 erinevat eelarveprognoosi ja neid omavahel võrrelda.
Ettevõte saab jälgida ja analüüsida finantsandmeid, võrrelda neid eelarvega ning jagada erinevate meeskonnaliikmetega.
Tulude ja kulude analüüsimine aitab hinnata, kuidas ettevõttel tervikuna läheb, aga ka analüüsida, millised on probleemsed valdkonnad ja kuidas neid parandada.
Microsoft Power BI keskkond võimaldab andmeid hästi visualiseerida ning näha mustreid, mida on raske andmetabelites märgata.
Automatiseeritud andmevahetus algsüsteemidega tagab, et kõik aruanded uuenevad pidevalt. Seega on ettevõtte käsutuses alati uusimad andmed, mille alusel otsuseid teha.
Lahenduse abil on võimalik viia vajalik info iga valdkonna juhini, kes saab lahendusest pidevalt uueneva täpselt talle sobiva aruande.
Flexa Eesti jaoks oli Roibot Finance automatiseeritud finantsanalüütika ja rulluva eelarvestamise lahendus kuluefektiivne valik, mis hakkas juba kahe kuuga ettevõtte jaoks väärtust looma.
Tänaseks on meie sidusettevõtte Intelex Insighti poolt välja töötatud lahendus end tõestanud operatiivse tööriistana, mis võimaldab organisatsioonil kiirelt reageerida turunõudluse või üldise majanduskeskkonna muutumisele. Igakuiselt eelarve turusituatsioonile kohandamine võtab kõigest 10 minutit, ent saadud kasu võib osutuda hindamatuks – tänu lahendusele õnnestus ettevõttel mööblisektori jaoks keerulistel aastatel oma kulusid pideva eelarve muutmise abil kontrolli all hoida ning järsu toormehinna tõusuga toime tulla.
