Kliendilugu
Jira ja Confluence'i juurutamine masinaehitusettevõttes Tech Group
Koostöös masinaehitusettevõttega Tech Group töötasime välja lahenduse ettevõttesisese info liikumise ning projektihalduse hõlbustamiseks.
Ülevaade
Tech Group on masinaehitusettevõte, mis tegeleb täieulatusliku masinaehitusega alates analüüsist, disainist ja konstrueerimisest ostmise, tootmise, komplekteerimise, testimise ja logistikani välja. Selleks, et vältida info killustatust erinevate osakondade vahel, seadis ettevõte endale eesmärgiks juurutada tootmisprotsesside juhtimiseks keskse tarkvara.
Täna kasutab Tech Group oma projektide ja dokumentatsiooni haldamiseks tarkvarasid Jira Software ja Confluence, millele lisaks aitame pöördumiste haldamiseks juurutada Jira Service Managementi.
Probleem
Mitu infokanalit ei loonud Tech Groupi jaoks rohkem väärtust
Tech Groupis tegutseb üle 130 spetsialisti, kes teevad omavahel tihedat koostööd. Enne Jira juurutamist vahetasid osakonnad infot suuliselt ning läbi erinevate keskkondade: näiteks olid kasutusel ERP-süsteem, praagi vormid, Excel ning suurima osakaaluga e-kirjad. See aga tähendas, et info oli mitmes kanalis laiali ning eri osapooled ei omanud täit ülevaadet probleemi olemusest ja lahenduse hetkeseisust.
Põhiprobleem peitus e-kirjakettide ebapraktilisuses ning läbipaistva süsteemi puudumises – info hajus erinevate e-kirjade vahel laiali ning ülesandeid oli raske hallata. Ehk teisisõnu oli põhiliseks valupunktiks info liikumine ja jälgimine – polnud keskset kohta, kus asjadel silma peal hoida.
Keskse ja süstematiseeritud infokeskkonna puudumine tekitas kommunikatsiooni halduskoormust osakonniti, mis omakorda mõjutas tööülesandeid puudutavat selgust ka individuaalsel tasandil. Vajadus kitsaskohtadele lahendusi leida ajendas Tech Groupi tiimi Jiraga esmalt iseseisvalt katsetama. Prooviperioodil nähti tarkvara potentsiaali, aga samas tunti ka vajadust välise partneri nõu ja jõu järele.
Lisaks projektijuhtimise küsimustele sooviti parendada ka sisekommunikatsiooni. Selleks arendas Trinidad Wiseman Tech Groupile Confluence’i baasil uue siseveebi.
Kaardistamine
Edukas juurutus läbi protsessi- ja kasutajakesksete lahenduste
Konkreetsed juurutusprotsessi etapid võivad varieeruda kliendi soovidest ja hetkeolukorrast. Tüüpiliselt aga alustame ettevõtte eesmärgi defineerimisest ning kirjeldame tegevus- ja ajakava koos põhiliste etappidega. Seejärel tutvume organisatsiooni struktuuri ja tiimidega ning kaardistame põhiprotsessid, mille põhjalt avaneb võimalus luua esmaseid seadistusi.
Mõlema projekti puhul alustasime esialgse seisu kaardistamisest ning probleemkohtade defineerimisest. Jira projekti algusjärgus panime paika esmase tegevuskava, mille esimene suurem verstapost oli Proof of Concept’i (PoC) paika saamine. PoCi loomisele lähenesime agiilselt ja iteratiivselt ning peamine fookus oli kliendi reaalsetel vajadustel.
Selleks, et luua ühtne ülevaade osakondade töödest ja eesmärkidest käisime koos juhtidega läbi kogu tootmisprotsessi osakondade kaupa – alates müügist kvaliteedikontrollini välja. Kogutud info põhjal saime alustada Jira staatuste, töövoogude ja tahvlite seadistamisega, mille sobivust valideerisime jooksvalt väiksemate demode käigus.
Kui olime suure pildi projekti juhtrühmaga paika pannud, saime PoCi esimese versiooni demo teha ka laiemalt nii osakondade juhtidele kui ka peamistele kasutajatele. PoCi esimese versiooni valideerimise ja ühise arutelu käigus ilmnes vajadus teha struktuurilisi muudatusi. See aga on agiilse protsessi loomulik osa, kus vahetu tagasiside on edasiviiv sisend järgmise iteratsiooni loomiseks. Teise versiooni valideerimise käigus ilmnes vajadus mõnede pisitäienduste järele, ent suur pilt vastas osakondade vajadustele.
Siseveebi projektis viisime esimese sammuna Tech Groupi kontoris läbi töötoa, kus osalesid võtmeisikud erinevatest Tech Groupi osakondadest ning UX/UI ja Confluence’i spetsialistid Trinidad Wisemanist. Kohtumise eesmärk oli tutvuda ettevõtte tegevuse ja selle struktuuriga ning protsesside ja põhiprobleemidega.
Projektide seadistamine
Jiras projektide seadistamine lähtuvalt organisatsiooni struktuurist, põhiprotsessidest ja kasutusmugavusest
Tech Groupi puhul vaatlesime osakondi ja nende hallatavaid töid kui tervikut, millest tulenevalt lõime protsesside struktuuri ühte Jira projekti. Projektis on kasutusel kolm piletitaset, kus kõrgeim tase ehk Epic tähistab tüüpiliselt ühte kliendi masinatellimust, kuid võib tähistada ka masinate seeriat või mingit osa ühest tellimusest (nt, kui masinad väljastatakse partiidena) – nii tekkis võimalus jälgida nii suurt pilti kui ka sellega seotud väiksemaid etappe.
Epic piletite alla loovad tiimid tellimusega seotud töid. Tööde osakonnapõhiseks eristamiseks loodi Jirasse 17 uut piletitüüpi, muuhulgas näiteks Müük, Disain, Ost, Noppimine, Tootmine, Testimine, Pakkimine ja Logistika. Mis puutub töövoogudesse, siis need olid osakonniti küllaltki erinevad. Mõni töövoog oli seadistustelt veidi keerukam (nt limiteeritud liikumine staatuste vahel), kuid üldjoontes ei olnud vajadust töövoogusid liialt rangelt piirata.
Töödega seonduv info (nt töö etappide tähtajad, tellimuse tähised, vastutavad isikud) salvestati Jiras pileti süsteemsetesse ja kohandatud väljadesse. Väljade lisamisel jälgisime ka kasutusmugavust ning järjestasime väljad ekraanidele võimalikult standardselt. Et vältida info üleküllust ühes vaates, grupeerisime sisuliselt samalaadsed väljad ekraani vahelehtedesse – nii sai kasutaja väljade vahel navigeerida võimalikult intuitiivselt.
Jiras on mitmeid võimalusi, kuidas pileteid hallata ja neist ülevaadet omada. Tech Groupi Jiras on kasutusel ligi kümmekond tahvlit – üks koondvaate tahvel, mis kuvab kõiki tellimusi (Epic piletid) ning osakonna spetsiifilised tahvlid.
Eesmärgiks oli töötajate igapäevatöö lihtsustamine infovoo sujuvamaks ja kiiremaks muutmise kaudu. Näiteks on Probleem-tüüpi piletite jaoks küll omaette tahvel, kuid kui Probleem-tüüpi pilet on suunatud mõnele konkreetsele osakonnale, nt disainiosakonna töötajale, siis kuvatakse see pilet ka selle konkreetse osakonna tahvlil. Selline loogika kehtib kõikide osakondade puhul, kus Probleem-tüüpi pilet liigub tahvlite vahel vastavalt sellele, millise osakonna töötajale see suunatud on.
Jira tahvlitega kaasneb mitmeid kasutajasõbralikke funktsionaalsusi, mis hõlbustavad piletite visualiseerimist ja filtreerimist. Tech Groupi osakonna tahvlitel kasutatakse kiirfiltreid, et suurest hulgast piletitest hõlpsalt välja selekteerida näiteks konkreetsele isikule suunatud piletid ja teatud kliendiga seotud piletid.
Arvestades, et tahvleid kasutatakse iga päev, oli oluline panna rõhku ka visuaalsele kasutusmugavusele. Et kasutajad leiaksid kiirelt vajaliku info, on piletikaartidel kasutusel värvilahendused, kus igale kliendile on määratud oma värv. Kaartidele on lisatud ka prioriteedi ja tähtaja väljad.
Tööde jälgimiseks on võimalik kasutada ka Jira töölauda, mis kuvab infot läbi töölaua vidinate. Töölaua vaated lõime osakonna- ja tiimijuhtidele põhimõttel, et igaüks näeks teda huvitavaid teemasid. Näiteks tõime tootmisjuhi töölauale kõik töös olevad masinad, mis on järjestatud väljastamiskuupäeva põhjal. Osakonnajuhtide töölaual on muuhulgas kuvatud tema osakonna töötajatele suunatud Probleem-tüüpi piletid, kus on näha nii pileti omanik kui ka pileti staatus.
Joonis 1. Tootmisosakonna Kanban tahvel.
Enne live’i minekut tegime osakonniti koolitusi ja täiendavaid läbimänge – osalesid kõik, kes rakendust kasutama hakkasid. Käisime läbi suure protsessi, kuid keskendusime ka individuaalsetele töölaudadele ja tegevustele. Live’i minek toimus projekti algushetkest umbes poole aasta pärast ning tänu korralikule eeltööle ja kasutajate koolitamisele toimus see sujuvalt.
Alates live’i minekust on tekkinud vajadus teatud jätkutäienduse järele, sest igapäevase kasutuse käigus muutuvad kasutajad teadlikumaks rakenduse funktsionaalsustest ja võimekusest, mis omakorda loob ruumi uutele mõtetele.
Edukas Jira juurutus ajendas Tech Groupi parendama ka oma sise- ja tugiprotsesse teiste Atlassiani toodete abil.
Joonis 2. ”Filter results” vidin, kus kuvatakse eeldefineeritud päringule vastavaid Probleem tüüpi pileteid ja nendega seonduvad väljasid automaatselt uuendatakse.
Algselt kasutas Tech Group Jira Automationit, millega loodi automaatselt pileteid ja kopeeriti infot, kuid ajapikku lisandus süsteemi järjest uusi väljasid, mida automaatika arvestama pidi. Peale uue välja loomist pidi aga palju automatsiooni reegleid manuaalselt läbi käima, et need ajakohased oleksid. Selline olukord tekitas liigset halduskoormust ning lisaks ka riski, et midagi jääb kahe silma vahele.
Selleks, et vähendada korduvaid tegevusi ning minimeerida vajadust reegleid käsitsi üle kontrollida, töötasime Tech Groupi jaoks välja eraldi automaatikad, mis oli muuhulgas Tech Groupi Jira juurutamisel üks kõige ajamahukam etapp.
Näidetena võiks tuua automaatikad, mis võimaldavad automaatselt luua piletit teisele osakonnale ning sünkroniseerivad piletite väljadel olevat infot alam- ja peapiletite vahel. Tech Group kasutab esimest automaatikat masinatellimuse juures, kus siis, kui tootmine liigutab Epic pileti väljastamise staatusesse, on võimalus automaatselt luua pilet kvaliteediosakonda kliendi rahuloluküsitluse väljastamiseks. Teist automaatikat aga näiteks tähtaja väljade muutmiseks Epic piletil, mille puhul rakenduvad muudatused ka alampiletitele (aga seda vaid juhul, kui alampiletis ei ole kuupäeva eelnevalt muudetud).
Joonis 3. Automaatika reegel. Tootmisosakonna juht soovib olla kursis probleemidega, mis on seotud parasjagu töös oleva tootmise piletiga. Automaatika seob Epicu alla loodud probleem-tüüpi pileti automaatselt tootmise piletiga, et tootmisjuhil oleks info kohe silme all.
Sisekommunikatsiooni parendamine
Tech Groupi siseveeb Confluence’i baasil
Tech Groupi siseveebi loomisega alustasime 2023. aasta veebruaris ning lõpetasime sama aasta novembris. Spetsiaalset sisekommunikatsiooni toetavat keskkonda Tech Groupis varasemalt ei kasutatud, seega seadsime projekti eesmärgiks juurutada single source of truth keskkonna, kust kõik ettevõtte töötajad leiaksid endale vajaliku info.
Nagu eelnevalt mainitud, viisime parenduskohtade leidmiseks läbi töötoa. Parenduskohad jaotasime kolme gruppi – üldine siseveebi sisu, HR ja tootmisprojektid. Näiteks oli vaja tekitada ülevaade sisseelamise dokumentidest, ettevõttega seonduvast infost, personaliuudistest, protsessidest ja puhkustest.
Ühtlasi ilmnes vajadus toetada projektide juhtimist läbi tsentraliseeritud dokumentatsioonihalduse. Probleemide kaardistamisel panime rõhku ka nende prioritiseerimisele, et oleks selge ülevaade, millest alustada.
Lisaks kliendi spetsiifilistele vajadustele lähtusime siseveebi loomisel kahest põhilisest aspektist – navigatsioon ja disain.
Läbimõeldud navigatsioon võimaldab kasutajal intuitiivselt leida talle vajaliku info. Navigatsiooni kujundamise esimene etapp toimus koostöös valdkonna esindajatega. Kohtumise käigus kaardistati siseveebi loodavad teemagrupid lähtuvalt ettevõtte struktuurist ja tegevusvaldkonnast.
Teemagruppideks olid muuhulgas näiteks “Kulude hüvitamine”, “Puhkuse liigid” ning “Meie inimesed”, mis omakorda koondasid alamteemasid. Alamteemadele lisasid sisu valdkonna juhid nii individuaalselt kui ka ühise töötoa käigus.
Paralleelselt navigatsiooniga loodi siseveebis visuaalset disaini Refined rakenduse abil. Lisarakenduse kasuks otsustati mitmel põhjusel:
Siseveebi disainis soovisime lähtuda Tech Groupi stiiliraamatust ja luua kohandatud visuaalseid mooduleid
Soovisime luua Confluence’ist kasutajasõbraliku keskkonna, mis oleks vähem kirju võrreldes standardse kasutajaliidesega
Loodav lahendus peab kliendi jaoks ka tulevikus olema lihtsasti kasutatav ja hallatav
Kooslus teemagruppidest, navigatsioonist ja disainist kujutas endast esimest versiooni siseveebist. Loodud lahenduste testimiseks tegime ülesannete kavad, mida Tech Groupi spetsialistid erinevatest valdkondadest siseveebis lahendasid.
Ülesannete abil testisime ja vaatlesime, kuidas kasutajad uuest keskkonnast aru saavad ning kas meie poolt loodud lahendused ka tegelikult lahendavad nende probleeme või tekitavad veel rohkem segadust. Näiteks testisime, kui lihtne on kasutajal aru saada pealkirjadest ja tekstidest ning visuaalsetest moodulitest. Testi käigus kaardistasime, kas midagi tekitab segadust ning kas kasutaja navigeerib ülesande käigus oodatud sihtkohta. Kui ilmnesid probleemid, tegime keskkonnas vastavad muudatused.
Et uue siseveebi kasutuselevõtt oleks lõppkasutaja jaoks sujuv, koostasime juhendid, mis hõlmasid ülevaadet nii Confluence’ist kui ka tarkvarast, aga ka õpetusi siseveebis hallatavate protsesside kasutamiseks – näiteks kuidas esitada puhkuse avaldust. Sisu kirjeldamise soodustamiseks tegime koolituse, et tutvustada erinevaid sisuloome funktsioone, näiteks erinevate makrode kasutamist, sisukordade tekitamist ja sisu struktureerimist.
Töö tulem
Hõlbustatud töövoog
Nüüdseks on Tech Groupil projektijuhtimise hõlbustamiseks ning töödest täieliku ülevaate saamiseks Jira süsteem ning ettevõttesisese info hõlpsaks liikumiseks ning projektijuhtumise toetamiseks Confluence’i baasil disainitud siseveeb. Mõlema juhul jõudsime koostöös Tech Groupiga neile kõige paremini sobiva lahenduseni. Koostöö käib aga edasi, sest just tarkvara pidev kasutamine tekitab juurde mõtteid ja ideid, kuidas midagi veelgi paremaks saada.
''TWN ja TG koostöö on olnud sujuv ja tulemuslik – kõik esitatud ülesanded on edukalt ellu viidud ning probleemid lahendatud kiiresti ja professionaalselt.''
Marko Mets, Suurkliendihaldur/Tiimijuht
